Privacy statement Safegroup

1. Inleiding

In dit privacy statement leggen wij uit hoe wij omgaan met jouw persoonsgegevens. Je leest welke persoonsgegevens wij van je verwerken, voor welke doeleinden, wie toegang heeft tot jouw gegevens, hoe wij jouw gegevens bewaren, aan wie wij jouw gegevens doorgeven en welke invloed je daarop zelf kunt uitoefenen. Jouw belang staat bij ons voorop!

Om je goed van dienst te zijn en om ons werk zo efficiënt en effectief mogelijk uit te voeren, verwerkt Safegroup jouw persoonsgegevens. Dit betreft persoonsgegevens van cliënten, medewerkers en sollicitanten.

Safegroup hecht groot belang aan een zorgvuldige omgang met jouw persoonsgegevens. Daarom worden jouw persoonsgegevens door ons zorgvuldig verwerkt en beveiligd. Je kunt erop rekenen dat jouw gegevens bij Safegroup veilig zijn en dat wij ons houden aan de geldende wettelijke regels.

De rechten van personeelsleden, stagiairs en vrijwilligers zijn beschreven in het interne Privacybeleid en komen in deze privacyverklaring verder niet aan de orde.

 

2. Doel en grondslag van de verwerking

Safegroup verwerkt jouw persoonsgegevens alleen als daarvoor een wettelijke grondslag is. Deze grondslagen en de daar bijhorende doeleinden zijn hieronder uiteengezet:

1. Noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst:

• • Safegroup verwerkt persoonsgegevens met als doel het uitvoeren van de overeenkomst voor zorg-, hulp- en dienstverlening die we met jou hebben. Bijvoorbeeld:
    • Aanmelding van jouw kind bij een school,
    • Bijhouden van de voortgang van de hulpverlening,
    • Declaratie van de geleverde zorg,

2. Noodzakelijk om een wettelijke verplichting na te komen:

• • Wij hebben de wettelijke verplichting om bepaalde persoonsgegevens uit te wisselen met andere partijen zoals:
    • DUO (ministerie van Onderwijs).
    • Gecertificeerde instellingen.
  • Daarnaast zijn we wettelijk verplicht om jaarlijks te worden gecertificeerd. De auditoren moeten inzage in de persoonsgegevens verkrijgen om de audit te kunnen uitvoeren.

3. Noodzakelijk ter voorkoming van gezondheidsproblemen en bescherming van vitale belangen:

• • Van toepassing bij noodsituaties of gevaar.

4. Noodzakelijk met het oog op het belang van Safegroup, waarbij het belang van de organisatie of van derden prevaleert:
   • Voor werving en selectie-doeleinden.
   • Voor een efficiënte en effectieve bedrijfsvoering.
   • Voor veiligheid van betrokkenen, de organisatie of van derden.
5. Jouw toestemming:

• • Soms wordt om jouw specifieke toestemming gevraagd. Bijvoorbeeld voor het opvragen van gegevens bij een vorige zorginstelling of het plaatsen van een foto van jouw kind in de (school)nieuwsbrief.
  • Je kunt eenmaal gegeven toestemming altijd weer intrekken.

3. Categorieën van gegevens

Safegroup vraagt en bewaart alleen persoonsgegevens die nodig zijn voor de hulpverlening. Je kunt hierbij denken aan contactgegevens, hulpverleningshistorie en de problematiek van jouw kind. De meeste persoonsgegevens hebben wij rechtstreeks van jou of van verwijzers gekregen. Als je weigert om de voor ons noodzakelijke gegevens te verstrekken, kunnen wij onze verplichtingen niet nakomen. De verstrekking van deze gegevens is dan ook een voorwaarde om jouw kind in zorg te kunnen nemen.

De volgende persoonsgegevens verwerken wij:
• Naam
• Geboortedatum
• Adres
• E-mail
• Telefoonnummer

Daarnaast verwerken wij het BSN en mogen wij, als dat noodzakelijk is voor de zorg- en dienstverlening, ook bijzondere persoonsgegevens zoals gegevens over ras of etnische afkomst, politieke opvattingen, religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen, gezondheid, seksueel gedrag of geaardheid, en strafrechtelijke gegevens verwerken.

 

4. Wie heeft toegang tot mijn gegevens?

Naast het beveiligen van onze systemen, zorgen wij ervoor dat binnen Safegroup niet iedereen toegang heeft tot jouw gegevens.

De systemen waarin persoonsgegevens zijn opgeslagen en de gegevens over jou of jouw kind, zijn alleen toegankelijk voor medewerkers die toegang nodig hebben voor de uitvoering van hun werkzaamheden en de relevante zorg- en administratieve processen.

Verstrekken aan derden
Wij verstrekken jouw persoonsgegevens uitdrukkelijk niet aan derden, tenzij dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de overeenkomst, wettelijk verplicht is of verplicht is op grond van een uitspraak van een bevoegde rechter of bevoegde instantie, of wanneer je ons hiervoor jouw toestemming hebt gegeven danwel wanneer dat nodig is om direct en dreigend gevaar voor jou, ons of derden af te wenden of wanneer er duidelijk sprake is van conflict van plichten.

 

5. Hoe beveiligen wij jouw gegevens

Safegroup heeft technische en organisatorische maatregelen genomen om alle persoonsgegevens te beschermen. Onze medewerkers zijn getraind in de bescherming van persoonsgegevens en passen deze kennis toe in hun dagelijkse werkzaamheden.

Wij kunnen derde partijen inschakelen om te ondersteunen bij het verwerken van persoonsgegevens voor de eerdergenoemde doeleinden. Dit omvat bijvoorbeeld software voor veilige opslag van cliëntdossiers of veilige e-mailcommunicatie. Met deze partijen sluiten wij verwerkersovereenkomsten af. Hierin wordt vastgelegd welke persoonsgegevens worden verwerkt en hoe deze gegevens worden beveiligd.

Bij het vragen en bewaren van de persoonsgegevens gaan wij altijd uit van noodzakelijkheid. Er worden niet meer gegevens verwerkt dan noodzakelijk om onze rechten en plichten als instelling na te komen. Dit betekent ook dat wij de gegevens niet zullen gebruiken voor andere doeleinden dan wij in deze toelichting noemen.

 

6. Hoe lang bewaren wij jouw gegevens

Safegroup bewaart (digitale) dossiers tot 15 jaar na het einde van de dienstverlening, vertrek uit de instelling of na overlijden. Binnen 1 jaar na het verstrijken van deze termijn wordt het papieren dossier vernietigd en anonimiseren wij de digitale gegevens. Anonieme gegevens moeten bewaard blijven voor eventueel onderzoek.

De gegevens kunnen langer worden bewaard indien zij een historisch, wetenschappelijk of statisch belang dienen, mits zij zijn geanonimiseerd en niet voor andere doeleinden kunnen worden gebruikt.

De gegevens van sollicitanten worden opgeslagen in ons personeelsadministratiesysteem voor de betreffende sollicitatie. Deze gegevens worden 4 weken bewaard. Je kunt bij de sollicitatie aangeven of wij jouw gegevens maximaal 1 jaar mogen bewaren, zodat wij contact kunnen leggen bij andere vacatures.

 

7. Cookies en vergelijkbare technologieën

Wanneer je onze website bezoekt, worden alleen functionele cookies geplaatst. Er worden verder geen algemene bezoekgegevens bijgehouden en er worden geen “tracking cookies” op jouw computer geplaatst.

Via onze website wordt geen cookie geplaatst van het Amerikaanse bedrijf Google, als deel van de “Analytics”-dienst. Dit hebben wij uitgezet, zodat Google deze informatie niet aan derden kan verschaffen.

 

8. Doorgeven van jouw gegevens buiten de Europese Unie

Safegroup zal jouw gegevens niet doorgeven aan een bedrijf of vestiging in een land buiten de Europese Unie als daarvoor geen passend beveiligingsniveau geldt.

 

9. Jouw rechten

Als je gebruik wenst te maken van jouw rechten, kan je te allen tijde contact met ons opnemen via ons mailadres privacy@safegroup.nl. Wij reageren binnen één maand op jouw verzoek. Wij zullen daarbij controleren of wij de persoonsgegevens aan de juiste persoon verstrekken.

Buitensporige verzoeken met betrekking tot het verstrekken van informatie kunnen door ons worden afgewezen. Van buitensporige verzoeken is sprake wanneer je ons bijvoorbeeld meer dan gemiddeld en noodzakelijk benadert met informatieverzoeken.

Wat zijn jouw rechten?
Wanneer Safegroup persoonsgegevens van je verwerkt, heb je bepaalde rechten. De rechten worden hieronder toegelicht:

Inzage in jouw gegevens
Wil je zien welke persoonsgegevens wij van jou of jouw kind bij Safegroup verwerken? Dan kan je gebruikmaken van jouw inzagerecht. We verzoeken je specifiek aan te geven welke persoonsgegevens je graag wenst te ontvangen.

Recht op rectificatie
Je hebt het recht om gegevens te rectificeren als deze onjuist of onvolledig zijn. Ook heb je het recht om gegevens te rectificeren als ze niet relevant zijn voor het doel waarvoor wij ze verwerken, of als jouw gegevens in strijd met een wettelijk voorschrift door ons zijn verwerkt. Wij zullen derde partijen die jouw gegevens van ons hebben ontvangen op de hoogte stellen van een eventuele rectificatie, tenzij dit onmogelijk is of onevenredig veel inspanning vraagt.

Recht op gegevenswissing
Je hebt het recht om bepaalde gegevens te laten verwijderen. Bijvoorbeeld wanneer jouw gegevens of die van jouw kind niet langer nodig zijn voor de doeleinden waarvoor we ze hebben ontvangen, je bezwaar maakt tegen de verwerking, of wanneer jouw gegevens onrechtmatig door ons zijn verwerkt. We kunnen echter niet altijd alle gevraagde gegevens verwijderen, omdat we verplicht (kunnen) zijn om bepaalde gegevens te bewaren volgens de wet.

Recht op beperking van de verwerking
Je hebt het recht op beperking van de verwerking van jouw gegevens. Dit houdt in dat wij jouw persoonsgegevens (tijdelijk) niet mogen verwerken en niet mogen wijzigen. Dit recht geldt indien je de juistheid van de gegevens betwist, indien je van mening bent dat de persoonsgegevens niet langer nodig zijn voor de doeleinden of indien je van mening bent dat de verwerking van jouw persoonsgegevens door Safegroup onrechtmatig is.

Recht van bezwaar
Je kunt bezwaar maken tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens door Safegroup indien jouw gegevens worden gebruikt voor andere doeleinden dan noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst of voor het nakomen van een wettelijke verplichting.

Recht op dataportabiliteit
Wanneer je zelf jouw persoonsgegevens aan ons hebt verstrekt, heb je in bepaalde gevallen het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Dit betekent dat wij jouw gegevens op een gestructureerde, gangbare en machineleesbare wijze aan je zullen verstrekken wanneer je ons daarom verzoekt. Je kunt ook verzoeken dat wij de gegevens direct aan een andere organisatie overdragen.

Specifieke rechten voor ouders en jeugdigen
• Bij een jeugdige jonger dan 12 jaar worden de rechten uitgeoefend door de ouders met gezag of zijn/haar voogd.
• Bij een jeugdige ouder dan 12 jaar, maar nog geen 16 jaar, is tevens toestemming van de ouder met gezag of de voogd van de jeugdige vereist.
• Een jeugdige mag vanaf 16 jaar zelf toestemming geven, tenzij hij/zij niet in staat is tot een redelijke waardering van zijn belangen ter zake.

Geen geautomatiseerde besluitvorming
Safegroup zal geen besluiten nemen over jou of jouw kind die uitsluitend gebaseerd zijn op geautomatiseerde verwerking van gegevens (profiling). Alle beslissingen worden altijd genomen met menselijke tussenkomst.

 

10. Contactinformatie

Heb je vragen of opmerkingen over ons Privacy Statement? Neem dan gerust contact met ons op via onderstaande contactgegevens.

Functionaris voor de Gegevensbescherming
privacy@safegroup.nl

Safegroup (postadres)
Maarten Harpertsz Trompweg 235
3317 NE Dordrecht

 

11. Klachten

Wanneer je van mening bent dat de bepalingen uit dit privacy statement niet of onvoldoende door ons worden nageleefd, heb je het recht om een klacht in te dienen bij de Nederlandse toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Zie voor de contactgegevens: www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.

 

12. Wijzigen Privacy Statement

Safegroup kan dit privacy statement aanpassen. De laatste wijziging was in augustus 2024. De meest recente versie vind je altijd op Safegroup.nl.