Hulp nodig?  Bel Veilig Thuis: 0800-2000  (gratis en 24/7 bereikbaar)
 

Managementsecretaresse (32 uur)  

Wil jij een waardevolle bijdrage leveren aan 3 maatschappelijke organisaties? Ben jij een verbinder en krijg je energie van een dynamische rol? Kom dan ons team versterken.

Wij zoeken een managementsecretaresse (32 uur).

Je komt in dienst van SMO Breda. Deze organisatie valt onder eenheid van bestuur en toezicht met Veilig Thuis West-Brabant en Stichting Vrouwenopvang Safegroup. Dit betekent dat jij werkzaamheden verricht voor deze drie organisaties. Wij werken vanuit het principe van resultaatverantwoordelijke teams en beschikken over brede expertise op het gebied van veiligheid, opvang, participatie en herstel (empowering). De 3 organisaties zijn volop in ontwikkeling als het gaat om het behalen van synergetische voordelen op het gebied van kwaliteit en efficiency.

Als managementsecretaresse ben je verantwoordelijk voor het beheren van de agenda’s van de managers. Hierbij filter en stroomlijn je de vragen en verzoeken op de juiste manier. Jouw rol is faciliterend en erop gericht dat de managers efficiënt en effectief met hun tijd om kunnen gaan. Jij bent de schakel tussen managers, hun contacten en medewerkers.
Je weet prioriteiten te stellen en stelt de urgentie van verschillende verzoeken vast. Je bent flexibel en past de agenda aan waar nodig. Je verricht secretariële werkzaamheden zoals opstellen correspondentie, postafhandeling en je brengt structuur aan in de archivering en zorgt ervoor dat de opgeslagen kennis goed toegankelijk is. Ook denk je mee aan het verbeteren en optimaliseren van werkprocessen. Vergaderingen bereid je voor zoals het opstellen van de agenda, verzamelen van benodigde stukken en verspreiding. Tijdens vergaderingen zorg je voor verslaglegging.

Je bent een echte spin in het web en je begrijpt als geen ander hoe belangrijk ontzorgen is. Je bent flexibel en staat stevig in je schoenen. Je kunt prioriteiten stellen, houdt overzicht en bent in staat snel te schakelen. Je staat dagelijks in contact met veel verschillende collega's en externe partners en kunt goed omgaan met vertrouwelijke informatie. In de onderlinge samenwerking binnen het team hanteren wij een open houding, spreken we elkaar aan, ondersteunen we elkaar en vinden we humor erg belangrijk.

Samen met de andere secretaresses in de drie organisaties ondersteun je de afdeling communicatie en facilitair bij uitvoerende werkzaamheden en help je mee met het organiseren van bijeenkomsten. Jullie stemmen de werkzaamheden af en nemen, waar nodig, elkaars werkzaamheden over. Zo maak je kennis met de andere organisatiedelen en ondersteun je verschillende aandachtsgebieden.

Wat heb jij te bieden?
Je bent een ervaren managementsecretaresse en beschikt over een relevante opleiding of ervaring op secretarieel of managementgebied op hbo-werk/denk niveau. Je hebt uitstekende mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheden en een goede beheersing van de Nederlandse taal. Vanzelfsprekend ben je handig met Office applicaties als Word, Excel en PowerPoint en ben je bekend of bereid je te bekwamen in de digitale (vergader)systemen.

Je bent een energiek, proactief en representatief. Je bent nieuwsgierig en je hebt affiniteit met de drie organisaties. Je hebt een natuurlijke antenne voor wat er speelt en waar in de ondersteuning behoefte aan is. Je bent oplossingsgericht. De competenties stressbestendigheid, communicatie, humor en een flexibele instelling helpen je daarbij. Je bent van nature een verbinder: je haalt energie uit samenwerken. Tot slot ben je integer en betrouwbaar.

Wat bieden wij jou?
Wij bieden jou een zeer afwisselende functie in een dynamische omgeving. Je wordt ingeschaald volgens CAO Sociaal Werk in schaal 6 (min. € 2.348 ,- en max. € 3.361,-) bij een fulltime dienstverband. We bieden een jaarcontract met de intentie tot verlenging voor onbepaalde tijd. Het betreft een dienstverband voor 32 uur per week. Aantrekkelijke secundaire arbeidsvoorwaarden zoals deskundigheidsbevordering, individueel keuzebudget en loopbaanbudget behoren bij de functie.

Informatie en sollicitatie
Heb je interesse, maar wil jij liever eerst wat meer weten over de organisaties en de functie? Neem dan contact op voor een (digitaal) kopje koffie met Monique Geurts, Hoofd Managementsecretariaat, via 076-5645050. Je kunt solliciteren via deze link d.m.v. je sollicitatiebrief en curriculum vitae, te richten aan de sollicitatiecommissie.